Cómo digitalizar estratégicamente sus documentos
La mayoría de las empresas en todo el mundo han estado digitalizando sus documentos desde hace algún tiempo. Es una excelente manera de reducir la cantidad de papel que utilizan en sus prácticas comerciales cotidianas. Sin embargo, el proceso de digitalización de una gran cantidad de documentos puede ser difícil de completar sin una planificación estratégica adecuada.
Las empresas de todos los tamaños han estado digitalizando documentos para obtener beneficios tales como costos operativos reducidos, mayor eficiencia en la realización de tareas comerciales, disponibilidad garantizada para documentos comerciales importantes y la capacidad de comunicarse de manera efectiva a través de múltiples canales.
¿Qué necesitas para digitalizar documentos?
El proceso de digitalización se utiliza para archivar imágenes de documentos de manera que se puedan almacenar y acceder fácilmente. La digitalización generalmente requiere el uso de las siguientes tecnologías:
- Escáneres
- Software de captura
- Software de gestión de documentos
Escáneres
Los escáneres son los principales dispositivos de entrada para convertir documentos en papel a digitales. La mayoría de las empresas poseen algún tipo de escáner, como los que se encuentran en impresoras multifuncionales en espacios de oficina. Otros escáneres dedicados tienden a venir en variedades de bajo y alto volumen.
El tipo de escáner que requiere una oficina depende de:
- El volumen de documentos que necesitan ser escaneados.
- Los requisitos de calidad para el archivo digitalizado.
- La velocidad con la que necesitan ser digitalizados
Software de captura
El software de captura se utiliza para recuperar imágenes del escáner y procesarlas para guardarlas. Un buen software de captura debe contener características tales como controles de garantía de calidad, lectura de códigos de barras, procesamiento de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e indexación automática e interactiva de documentos escaneados.
Gestión de contenido empresarial
Los sistemas de administración de contenido empresarial pueden trabajar junto con el software de captura para recuperar, organizar y administrar imágenes para su uso con aplicaciones más complejas.
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Proceso de digitalización
El proceso de digitalización generalmente incluye las siguientes etapas:
- Preparación del documento
- Escaneo y captura
- Limpieza y procesamiento de imágenes.
- Reconocimiento óptico de caracteres e indexación
- Transferencia a un sistema de gestión de contenido o archivo
Preparación del documento
El primer paso es organizar sus documentos en papel y asegurarse de que estén ordenados en el orden correcto. Verifique si alguna de sus páginas son de diferentes tamaños, o están unidas por grapas o clips de papel. Es importante mantener sus páginas en orden, ya que cualquier error podría trasladarse al sistema de gestión de contenido o al archivo.
Escaneo y captura
Coloque sus documentos boca abajo en la cama del escáner, cierre la tapa y use la función de escaneo en el escáner o desde el software de captura. Algunas impresoras y escáneres cuentan con alimentadores automáticos de documentos (ADF) que escanean sus documentos a granel cuando coloca una pila de ellos en el alimentador. Estos son mucho más eficientes que los escáneres manuales tradicionales.
Limpieza y procesamiento de imágenes.
Después de que el escáner haya capturado una imagen de su documento, su software de captura realizará procesos tales como destornillamiento y desbarbado para mejorar la legibilidad y la apariencia del documento digitalizado.
Reconocimiento óptico de caracteres e indexación
Su software de captura luego utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para leer qué información contiene cada documento. Luego puede revisar la calidad de su documento digitalizado antes de indexar el archivo y transferirlo a su sistema de administración de contenido.
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Transferencia a un sistema de gestión de contenido.
El sistema de gestión de contenido gestiona los archivos y los entrega electrónicamente a otros sistemas de archivos y archivos de manera organizada.
Estrategias para digitalizar documentos a granel
Como se mencionó anteriormente, algunos escáneres son mucho más eficientes que otros. Sin embargo, todavía hay formas de escanear documentos estratégicamente para aprovechar al máximo su tiempo.
En muchos casos, puede que no sea posible escanear todos sus documentos debido a limitaciones de tiempo. En tales situaciones, deberá priorizar la digitalización de ciertos documentos sobre otros.
Por ejemplo, los documentos a los que se accede con frecuencia deben escanearse primero debido a su mayor necesidad. Es posible que los documentos a los que se accede con menos frecuencia no necesiten escanearse de inmediato, y podrían dejarse solos hasta que se soliciten.
Escáneres de alto volumen
Si se le ha encomendado la tarea de escanear varias páginas, puede ser más rentable usar un escáner de documentos de alto volumen con un alimentador automático de documentos (ADF). La digitalización de documentos a mano puede ser un proceso largo y susceptible de errores humanos.
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Las empresas pueden ahorrar en costos laborales utilizando escáneres de gran volumen para digitalizar sus documentos. Sin embargo, estos escáneres tienden a ser caros y pueden no ser adecuados para todas las empresas.
La cámara y la lente de los escáneres de alto volumen también requieren un mantenimiento regular, y las lámparas de estos escáneres deben reemplazarse con frecuencia. Estos requisitos de mantenimiento hacen que los escáneres de gran volumen sean aún más costosos de adquirir.
Servicios de digitalización de documentos.
Si su empresa no puede permitirse un escáner de gran volumen para digitalizar documentos en masa, debe dirigirse a una empresa externa que ofrezca servicios de digitalización de documentos.
La mayoría de estas empresas utilizan escáneres de gran volumen y pueden digitalizar documentos en poco tiempo. Esta podría ser la mejor opción para las empresas que realizan la digitalización con tan poca frecuencia que no garantiza la compra de un escáner de alto volumen.
Las empresas que ofrecen servicios de digitalización de documentos a menudo tienen más experiencia con la digitalización que los empleados de oficina comunes. Como resultado, pueden escanear documentos a granel con mayor precisión que los empleados de oficina que realizan la tarea con menos frecuencia.
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También son mejores para resolver cualquier problema de escaneo que pueda ocurrir durante el proceso de digitalización.
¿Qué estrategia es mejor para ti?
Si su empresa requiere la digitalización frecuente de documentos de texto (como documentos legales o contables) a granel, es posible que desee invertir en un escáner de gran volumen.
Sin embargo, debe tener en cuenta que estos escáneres de alto volumen pueden no ser capaces de manejar documentos de más de un cierto tamaño y no son adecuados para escanear imágenes fotográficas.
Si su empresa digitaliza con poca frecuencia una pequeña cantidad de documentos, debe comprar un escáner de bajo volumen. Son fáciles de usar y la mayoría de los empleados de oficina deberían poder operar uno.
En situaciones en las que necesita escanear una gran cantidad de documentos con poca frecuencia, debe utilizar los servicios del servicio de digitalización de documentos de terceros.
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